Почта на домене вашего сайта: создаем корпоративный e-mail

Собственная почта для домена позволяет решить целый ряд бизнес-задач — от организации рассылок внутри компании, до использования корпоративного адреса при взаимодействии с клиентами.

Большинство пользователей предпочитают бесплатные почтовые сервисы, привязанные к крупным доменам — gmail.com от Google, mail.ru или yandex.ru от одноименных компаний. При создании такого e-mail можно выбрать уникальное имя, а домен, предоставляющий почтовый сервис и указывающийся после символа @, при этом остается неизменным.

Некоторые компании также предпочитают бесплатные сервисы для физических лиц: в этом случае к почтовому ящику организации имеет доступ сразу несколько сотрудников, а остальные пользуются личными адресами. Однако выяснив, как создать почту со своим доменом, многие выбирают именно такой путь, ведь такой способ организации корпоративного e-mail имеет целый ряд преимуществ:

• Защита данных. Почтовый ящик на бесплатном сервисе достаточно сложно обезопасить от взлома. Между тем, в переписках могут содержаться важные документы и конфиденциальная информация. Почта на собственном домене позволяет защитить такие данные за счет расширенных настроек безопасности.
• Снижение вероятности попадания письма в спам. Письма с бесплатных доменов очень часто попадают в спам и не доходят до адресата. Корпоративная почта использует записи SPF и DKIM, благодаря которым подтверждается подлинность адреса. А значит – вероятность того, что отправление попадет в папку «входящие» и будет прочитано тем, кому предназначается, кратно увеличивается.
• Повышение доверия к компании. Еще не открыв письмо, получатель уже видит, от какой фирмы оно пришло. Наличие доменного адреса с указанием компании повышает узнаваемость вашего бренда и уровень доверия клиентов.
• Оптимизация работы с клиентской базой. Корпоративная почта позволяет сформировать единую базу адресов для рассылок, пользоваться заранее согласованными шаблонами с ответами и значительно упростить процесс коммуникации с клиентами.
• Улучшение имиджа фирмы. Указывать личный электронный адрес для обратной связи на визитках организации или в разделе «Контакты» вашего сайта — попросту несерьезно. Позаботьтесь о репутации своего бизнеса в глазах потенциальных партнеров.
• Контроль работы отдела продаж. Руководитель в любой момент может проверить переписку сотрудников с клиентами, выявить недочеты и ошибки, а также контролировать активность обработки входящих запросов. Такой подход позволит улучшить отдельные бизнес-процессы, выстроить воронку продаж, и, в конечном счете — увеличить прибыль.

Корпоративную почту можно создать на хостинге, где расположен ваш сайт, на собственном сервере (если, конечно, он у вас есть), или с помощью одного из популярных e-mail сервисов. Последние предоставляют расширенный список опций для бизнеса по весьма доступным тарифам: возможность общего доступа без предоставления паролей, чаты для пользователей во внутренних мессенджерах почтового клиента, увеличенное количество места для хранения файлов в облаке и многое другое.

Email-адреса и корпоративная культура

Перед тем, как создать доменную почту, вы наверняка будете использовать для общения с клиентами бесплатные почтовые клиенты. В этом нет ничего зазорного даже для крупных корпораций, однако стоит соблюдать простые правила корпоративной культуры, которые облегчат коммуникацию с клиентами и партнерами вашего бизнеса.

• Во-первых, выбирайте для всех корпоративных адресов один и тот же сервис. Не стоит создавать общий ящик на gmail.com, а отвечать на входящие с yandex или mail. Даже если общение продолжается с конкретным сотрудником, его электронный адрес должен быть зарегистрирован на том же домене, что и другие адреса компании.
• Во-вторых, забудьте о никах. Оставьте Svinka_Peppa_Forever для личной переписки. В идеале, рабочий почтовый адрес должен выглядеть как «Имя+фамилия сотрудника»@название домена. Если в компании есть однофамильцы, то к имени может быть добавлены цифры или должность конкретного работника. Постарайтесь донести это правило до своей команды еще до того, как решите сделать почту со своим доменом. Или регистрируйте адреса самостоятельно, чтобы избежать неловких ситуаций.
• В-третьих, ориентируйтесь на международные правила этикета. За рубежом не приняты отчества, поэтому называть почту стоит именем и фамилией. При этом имя в адресе должно быть вписано первым, а лучшим разделителем между ним и фамилией будет точка или нижнее подчеркивание.
• В-четвертых, не забудьте про адреса для каждого отдела. Помимо общего ящика для компании и отдельных — для сотрудников, создавайте e-mail для каждого отдела. Это позволит избежать путаницы с сообщениями.

Топ-5 почтовых сервисов

При выборе сервиса для почты важно учитывать стоимость использования для корпоративных клиентов, набор функций, необходимых для быстрой работы с входящими, а также дополнительных опций, и, конечно же, удобство интерфейса. Давайте рассмотрим наиболее популярные платформы.

Яндекс.Почта

Сервис компании Yandex, предоставляющий адреса на доменах @ya.ru, @yandex.ru. Интерфейс почты позволяет настроить папки и сортировать письма по заранее заданным меткам (например, по отправителю или определенному слову). Юзабилити довольно дружелюбное: сервисы Яндекса вынесены в отдельную область, а основное пространство занимают письма.

Объем хранилища и под почту, и под файлы ограничивается 10 Гб памяти. Однако воспользовавшись платной подпиской, это пространство можно увеличить. Один из минусов сервиса — большое количество рекламы, отвлекающей от работы.

Mail.ru

Почтовый сервис от VK Group позволяет создавать ящики на доменах @mail.ru, @inbox.ru, @list.ru, @bk.ru, @internet.ru, поэтому у вас точно будет возможность выбрать свободное имя для корпоративного адреса. Хранилище для файлов здесь сравнительно небольшое — всего 8 Гб, но при необходимости место в облаке можно докупить.

Интерфейс сервиса позволяет настроить уникальную фильтрацию входящих сообщений: каждый аккаунт может использовать до 256 фильтров. Сервис автоматически сортирует письма по папкам, отделяя чеки и рассылки от важной корреспонденции. Есть возможность настроить папки и самостоятельно, а также привязать к своей почте на mail.ru другие адреса — до 20 почтовых ящиков.

Gmail.com

Почтовый сервис от Google с доменными адресами @gmail.com. Для корпоративного использования придется отдельно оплатить каждый адрес на домене, однако взамен вы получите инструменты для совместного редактирования файлов, доступ к календарю, возможность проводить голосовые и видеочаты и 15 Гб в облаке для каждого пользователя.

Интерфейс экосистемы — максимально простой и удобный. Письма автоматически сортируются по трем вкладкам в зависимости от содержания. Кроме того, самостоятельно можно настроить сортировку по 5 вкладкам.

Rambler

Незаслуженно забытый почтовый сервис, который редко выбирают из-за целого ряда ограничений. Например, хранилище под файлы и письма здесь всего 5 Гб, а отправить с одного адреса получится только 500 писем в сутки. И если масштабную рассылку запустить не получится, то дружелюбный интерфейс без излишеств наверняка понравится многим. Рамблер имеет функцию автоответчика и позволяет настроить фильтрацию по теме письма, копии, отправителю или получателю. Доменное имя всех адресов — @rambler.ru.

VK WorkMail

Почтовый клиент, созданный специально для корпоративных клиентов. Сервис дает возможность индивидуального оформления почтового ящика в фирменном стиле компании, предоставляет доступ к почте для совместной работы без расшаривания паролей, позволяет крупным компаниям интегрировать почту с собственными системами безопасности или пользоваться встроенными антивирусом и антиспамом.

Вы можете перенести почтовые ящики на собственный домен или воспользоваться бесплатными адресами от сервиса. При этом интерфейс ящика останется привычным, ведь VK Work принадлежат к единой экосистеме.

Как привязать почту к домену? Пошаговая инструкция

Подключение почтового клиента к домену вашего сайта может немного отличаться в зависимости от условий каждого сервиса, но в целом алгоритм одинаков.

• Шаг 1. Подключите домен. Для этого зарегистрируйтесь и авторизуйтесь в выбранном сервисе, указав свои логин и пароль. Затем перейдите в настройки и откройте соответствующую вкладку для домена. В открывшемся окне впишите доменное имя своего сайта.
• Шаг 2. Подтвердите домен. Обычно почтовые клиенты предлагают сделать это несколькими способами: с помощью HTML-тегов, используя отдельный HTML-файл, или с помощью DNS-проверки. Последний вариант — наиболее простой и доступный. В этом случае почтовый клиент выдает вам запись DNS, которую необходимо скопировать и вставить в TXT-запись внутри DNS своего домена. После того как данные будут сохранены, система начнет проверку.
• Шаг 3. Добавьте MX. Откройте панель управления DNS внутри почтового клиента. Найдите и скопируйте в ней MX-запись. Откройте DNS-запись на своем домене и в MX-записи вставьте скопированные данные. Обновление может занять несколько часов.
• Шаг 4. Добавьте SPF. В панели управления DNS откройте запись TXT, вставьте туда код привязки к почтовому клиенту. Так, для mail.ru это будет сообщение v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all. Сохраните изменения.
• Шаг 5. Добавьте DKIM. Для этого копируем из DNS почтового сервиса запись DKIM и вставляем ее в панель управления DNS внутри своего домена, снова используя TXT-файл.

После того как все пункты выполнены, не забудьте сохранить изменения и запустить процесс аутентификации. Если все сделано правильно, то вы сможете пользоваться корпоративным e-mail на собственном домене. Как правило, изменения занимают от 2 до 5 суток.

Как привязать доменную почту к сайту?

Большинство CMS, на которых работают современные сайты, позволяют привязать почту на домене к собственному порталу. Это позволяет быстрее получать обратную связь от посетителей вашего веб-ресурса, а также отправлять рассылки клиентам непосредственно через CMS сайта.

Фактически, этот процесс происходит после установки специальной утилиты, которая «заставляет» движок вашего сайта отправлять почту не через php и хостинговые сервера, а используя указанный вами почтовый сервис, уже привязанный к домену. Для работы с большинства CMS потребуется установка дополнительных плагинов и настройка внутри системы с изменением кода. Сделать это самостоятельно получается не всегда: вам может потребоваться привлечь специалистов, которые занимались разработкой вашего портала, или потратить время на то, чтобы самостоятельно разобраться в этом вопросе. 

Чтобы привязать почту к сайту, созданному с помощью Taptop, не нужно владеть языками программирования и разбираться в сложных механизмах интеграции с соответствующими сервисами. Обратитесь в нашу службу поддержки, и специалисты помогут вам оперативно внести все необходимые изменения, а также обновить данные для пользователей. 

Процесс интеграции доменной почты занимает несколько дней: все зависит от оперативности выбранного вами сервиса. Обязательно убедитесь в том, что все настроено правильно! Не забудьте указать актуальные адреса в разделе «Контакты» и формах обратной связи, установленных на вашем портале: от этого зависит, как быстро вы сможете получить обратную связь от посетителей своего ресурса.